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(株)ソフィア メールマガジン 2013.1.3発行
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今日のテーマ
5Sは「清掃」がポイントです。 (^^♪
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「整理、整頓、清掃」ご存知の3Sです。
これに「清潔、躾」がついて5Sになります。

この5Sの中で、今日この頃ですが、「清掃」がとても重要であることを感じています。
「清掃」は手入れのことです。
大切な道具は手入れをします。
愛車は暇があれば手入れをして、ピカピカにしておきたい。

私の専門のISOでいうと、これは「最適管理」をしっかりと実行することです。

「モノ」がいつでも効果的に、効率的に使えるためには、
「最適」でなければいけません。

「整理」はいらないものを捨てること、
そして必要なものをいつでも使えるように「整頓」しておく2Sでは不十分です。

「モノ」も「清掃」をしなければ、さびてうまく動かなかったりして、
思い通り動いてくれません。

時は必ず過ぎていき、その間に、「最適」が「最適」でなくなってしまう。
「旧く」になってしまいます。

品質ISOのマネジメント規格であるISO9001に次のようにあります。
文書管理のところです。

4.2.3 文書管理
 品質マネジメントシステムで必要とされる文書は、管理しなければならない。
 次の活動に必要な管理を規定するために、“文書化された手順”を確立しなければならない。

b)文書をレビューする。また、必要に応じて更新し、再承認する。

d)該当する文書の適切な版が、必要なときに、必要なところで使用可能な状態にあることを確実にする。

ISOの審査で企業に伺ってよく思うのですが、
前に作成された文書が実態と違ってしまっていることが多い。

仕組みを明確にするために文書化するのですが、
時間が過ぎて状況が変わっているのに、文書はそのままになっている。

ここの文書管理もですが、ISOではレビューをよく要求します。
一度作ったものをきめ細かく見直し、振り返りなさいということです。

「整理」して必用な仕組みを明確にし、
品質マネジメントシステムとして
それらの仕組みをいつでもうまく使えるように「整頓」したのが品質マニュアルです。

しかし、時間が過ぎれば状況が変わり、必要な見直しが必要になります。
その見直しが「清掃」です。

品質マニュアルに限らず、大切な文書は必要に応じて見直しが必要です。
それが文書、仕組みの「清掃」ということです。

文書、仕組みはもっとも大切な「情報」ですから、
文書、仕組みの「清掃」は情報の「清掃」ということになります。

ですから、この「4.2.3 文書管理」は
とても大切な「情報」の「清掃」という要求事項なのです。

これが「ヒト」になると、教育が「清掃」になります。

一人前の力量を持っているかどうか見直しをして、不足のところは教育します。
その見直しと教育がその人の「清掃」です。

人員「整理」をして必要な人材を残し、
適材適所への配置を目指した「整頓」だけでは不十分です。

まず、適材が適所に配置できることが従業員に限りがある実際の企業で
そう簡単にできるわけがありません。
不十分ながらその配置をせざるを得ないということが多い。

つまり適材になるように人材育成が必要、それが「清掃」であり教育です。

「整理」し、「整頓」し、「清掃」した結果が「清潔」という状態です。

「ヒト」でいえば、人がその業務にしっかりと取り組むことができ、
成果が出る状況です。

これが4S。

そして、なかなか仕組みなど定着しないので、しっかり「躾」をし、
いつでもできるように習慣化する。

これで、5Sです。

もう今月になりましたが、1月16日(水)に墨田区の「スミダ中小企業センター」2Fで
スミダ中小企業センター主催のISO9001の講演をします。
夜の18時から20時までの2時間です。

中小企業にとって5Sがポイントになることをお話しします。
その中でも「清掃」についての重要性についてしっかり強調したいと考えています。

ISO9001を取得され、5Sにもしっかり取り組まれている企業の方も
このブログご覧になっていると思います。

もう一度「清掃」について見直してはいかがでしょうか。 (^o^)/


最後までお読みくださってありがとうございました。

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株式会社ソフィア   平松 徹
品質ISO主任審査員  環境ISO主任審査員
中小企業診断士 社会保険労務士 行政書士 

〒270-2261 千葉県松戸市常盤平2-11-14
Tel 047-388-0191  Fax 047-393-8449
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メールアドレス to@iso-hiramatsu.jp
ブログ http://blog.livedoor.jp/iso_hiramatsu/
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