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(株)ソフィア メールマガジン 2013.10.10発行 (火、木、土曜日発行)
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今日のテーマ
「うっかりミス」「ポカミス」をなくすには (>_<) 
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来週ですが、東京近県の公立事務の責任者の方たちを集めての
セミナー講師を担当します。
テーマは「ヒューマンエラーの防止」です。

それについて今までのものなどもまとめ、整理しましたので、
参考にしていただければと思います。

結局、「うっかりミス」「ポカミス」などの「ヒューマンエラー」を防ぐには、
仕組みを作り、確実にそれに取り組むことに尽きるというのが結論です。

「ヒューマンエラー」は「良い仕組み」とそれを「習慣化」するとこで克服できる

1)個人的なPDCAサイクルをしっかり回すこと
 業務でミス、通常「ポカミス」とか「ヒューマンエラー」と言われます。
そしてなかなか再発防止ができないとも言われます。

しかし、そんなことはありません。
個人の業務にもしっかりと「プラン、ドゥー、チェック、アクション」を根付かせれば、
 ポカミスは必ず減ります。

いったんやってしまったことをしっかり事実確認し、
何が課題なのかをしっかり見つめ、 理由、原因を追究し、
それに対する対策を折り込んだ「仕組み」を作る。 

それを習慣にするぐらい意識して繰り返す。

そうすると良い仕組みが定着します。 
ポカミスもなくなります。
これは個人でしっかり取り組むしかありません。

良くうっかりミスをなくすために二重チェックをする仕組みを作る組織が多い。
しかし、これは逆に後のチェックがあるので、 
ミスをしてもある程度許されるとの気持ちの緩みを生じかねません。
逆効果になりかねないということです。

個人でもPDCAサイクルは大切です。

業務効率よく、そして成果を出すためには、個人の仕事の仕方の中に、
PDCAサイクルをしっかり組み込むことが、大切です。

ヒューマンエラー防止は、「レビュー(見直し)」をしっかり実施することで
確実に減ります。

まず間違ってはいけない、ヒューマンエラーをしていけない重要「プロセス」を
明確にします。

その「プロセス」を実行したら、必ず一呼吸おいて、レビュー(見直す)こと。
この「一呼吸おく」ことがポイントです。

見直しについては、見直しの必須の項目と見直す手順を明確にしておくことがポイント。
重要なプロセスであればチェックリストを作成するなども有効です。

もう30年以上前になりますが、私が新入社員のころ直属の上司に計算集計の際
「タテヨコ」を必ず再度計算することをくどいくらい言われました。
だから今でも計算するときは「タテ欄集計」と「ヨコ欄集計」を必ず実行し、
同じ数字になることを確認します。
そうすると計算集計でミスすることはありません。

ミスをしない仕組みをしっかり検討し、それを着実に実行することが何より大切です。

チェックの際に大切なのは、しっかり確認しようとの意識です。
そのためには、重要性をしっかり教育すること。
本当に重要なプロセスでチェックの必要があることをしっかり教育することが大切です。

手順の中の「なぜ」この手順が必要なのかの趣旨の手頃です。
5W1Hの「WHY」です。

手順書を拝見することが多いのですが、この「なぜ」が抜けている手順書が多いですね。

この「なぜ」が入っていると、手順書を教育訓練の時有効ですし、
習慣にするときにも納得性を高めることで威力を発揮します。

それと「なぜ」があれば、不要な手順として明確になり、省くことにもつながります。
手順の中の「なぜ」は無駄省きの有力な装置です。

業務の有効性と効率性は常にバランスをうまくとること。
マネジメントの要諦です。

結局、仕組みとそれをこなす力量をしっかりこなす力量を養成するためには、
教育が大切になります。
重要プロセスには、レビュー(見直し)の仕組みを作り、しっかり教育する。

ただ、レビューは大切ですが、その際忘れないでほしいのは、
レビュー(見直し)は「一呼吸おいて」ということ。
忙しいときは特に意識して「一呼吸」を置くことです。
焦っている中でレビューしても、レビューしたつもりになることが多い。
形だけのレビューは意味がありません。
無駄な工数そのものです。
「急がば回れ」です。(^O^)

2)個人的PDCAサイクルでは「仮説」と「検証」が大切
個人的PDCAサイクルの中で大切になるのが「仮説」と「検証」です。
プラン(計画)とチェック(評価)は、「仮説」と「検証」と言いかえられます。 
「検証」することは、レビューすることです。

ISOでも「検証」ということを常に取り上げます。 
「仮説」をまず立てる。
その時には事実確認をしっかりする。
そのときに、「記録」が役に立ちます。
「記録」は過去の結果の記録ですが、味来の計画への記録でもあります。
いい加減な記録やポイントがずれた記録ですと、良い計画になりません。
ピンボケの計画になってしまいます。

しっかりした「仮説」を立て、確実に「検証」する。
例えば、健康に体操はなかなか良いので、
 テレビなどでいろいろな健康体操が紹介されています。
体操が健康が良いという「仮説」をたて、しっかり取り組んでみて「検証」する。
体がどうなったか検証すれば、
その反省の上により改善された形での健康体操も可能というものです。

3)行動にこそ5Sが必要

ここで5Sについて考えます。
行動にこそ5Sが必要です。

まず自分の行動を振り返り、行動を「整理、整頓」します。
今一番大切なことはなにか、優先順位をはっきりさせること、これが「整理」です。

そしてその重要性に従って整理した具体的行動の段取りを組む。
効率的に進むように段取りを組むことが「整頓」です。

実際に行動し出したら、その行動自身その都度点検したり、
ちょっと失敗して反省したり、それが「清掃」です。
行動を振り返り、見直すことでもあります。

行動はけっこう今までの習慣の結果です。
いろいろな不具合も多い。
だからそこで今まで積もり積もった「チリやアクタ」を取り払う。
あるいは煤払いといった方がよいでしょうか。(>_<)
自分の人生の結果としての「行動」ですから、大切に手入れしたいですね。

その結果としての「清潔」です。
ここでは現状を評価し、課題を見つけることが大切です。
だから、評価基準がないといけません。
そして評価方法をしっかり身に着けておくことも大切です。

1日1回振り返りの場を設定し、評価、改善につなげていくことが大事です。
そこで改善の取り組みが明確になればそれをしっかり実行する。

しかし、なかなか続かないことも多いですね。
そこで「躾」です。
良いことは習慣化し、しっかり身に着けるまで、継続して取り組む。
5番目のSは「躾」のSであり、「習慣」のSでもあります。
そして、苦労しながら良い仕組みが身に付きます。
習慣化したわけですね。

これで「うっかりミス」「ポカミス」つまり「ヒューマンエラー」はなくなります。

最後までお読みくださってありがとうございました。

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株式会社ソフィア   平松 徹
品質ISO主任審査員  環境ISO主任審査員
中小企業診断士 社会保険労務士 行政書士 

〒270-2261 千葉県松戸市常盤平2-11-14
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